中国在世界中-第20章
按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
废壬蚁氚涯憬樯芨ǘ偬ǎ坏诙彩亲畛Ｓ玫模灰谩ǜǎ人党霭蚜硪环浇樯芨夥降娜说男彰纭úǘ偬梦依唇樯芤幌拢馕皇窃己惭废壬！�
社交场合中介绍他人记住三点：
（1）总是把男士介绍给女士。
（2）通常把年轻人介绍给长辈。
（3）把不重要的人介绍给重要人物。这一点可能较难做到，因为有时你很难判断谁最重要。
在工作往来时介绍他人，往往是把不重要的人介绍给重要人物，不管这位重要人物是男是女。举个例子，爱伦·帕尔玛，副总经理，詹妮弗·卡托，刚来的生产部副经理，他们没见过面，你做介绍时可以说〃爱伦，这是詹妮弗·卡托。詹妮弗，这位是爱伦·帕尔玛〃。把新来的办公室经理，瓦莱丽·亚当斯介绍给公司总裁洛雷塔·波尔希尔时可以说〃波尔希尔太太，我来介绍一下，瓦莱丽，这位是波尔希尔太太，公司总裁。〃 在为级别相同的人做介绍时，社交场合的礼仪同样适合，即把男士介绍女士，把年轻人介绍给长辈。
工作中介绍他人时，不经允许不要直呼名字，除非办公室里习惯这样称呼，或客户要求这样。
一旦被介绍，你就成了大家注意的中心，这时你应做出恰当的应答：
（1）起立（如果你是坐着的）。如不能起立，也应做出起立表示，或尽可能地起立。不论男女，均应如此。
（2）走向对方，注视对方，面『露』微笑，以示对对方的尊重。
（3）握手。握手是互相信任和尊重的表示，也是互相致意和问候的一种方式。
（4）向对方招呼，重复对方的名字。你可以说：
nice to meet you，mr。brown。
或
1t is a pleasure，ms。browm。
或
how do you do，mr。browm。
（5）交谈结束时，互相道别，你可以说：
good－bye。i enjoyed meeting you。
或
good－bye。nice meeting you and talking to you。
或
good…bye。i look torword to seeing you again。
3。掌握握手技巧
握手是互相信任和尊重的表示，也是当今世界上许多国家工商界通用的一种问候和致意方式。不论男士或女土，见面时都必须热情、得体地行使握手礼。人们往往根据一个人行使的握手礼来对其做出评价。因此，正确地行使握手礼是至关重要的。
在国际贸易交往中，应掌握握手的时刻，该握手时未握手就有失风度。握手的恰当时间为：
（1）你被介绍给别人时，应与其握手，表示问候、致意；在同其辞别时，也应握手，表示因与其相识而感到高兴，愿意今后继续联系。
（2）当来访者进入你的房间、办公室或会谈室时，应与其握手，表示欢迎。
（3）当你去迎接并见到一位久未相逢的客户时，应与握手，表示久别重逢的喜悦，并以此表示问候。
（4）当别人向你赠送礼品时，应与其握手，以示感谢。
（5）当参加宴请或其他活动后告辞时，应和主人握手，表示感谢。
一些其他握手规则：
在商务活动场合，社交握手规则变得放松灵活了。一般说来，第一次见面的人或一段时间未见面的人都会握手问候，向不必考虑他们的工作级别或『性』别。经别人介绍时，无论哪一方〃都可先伸手，握手时应放松而有力（切勿软绵绵），要直视对方眼眼，微笑着告诉对方〃很高兴和你见面〃，或其他问候的话。不要紧抓对方的手不放或握住他（她）的胳膊。如果与你观面之人并无握手之意，不要勉强。如果你伸出手，对方没有反应，那么放下你的手，说声〃你好〃 即可。
4。问候语的讲究
社交场合中有很多问候的方式。包括正式问候和非正式问候；语言问候和非语言问候。
（1）正式与非正式语言问侯
1亲密朋友间的互相问候，一般采用非正式的方式，例如，你可说：
hello，david！
或
hi，mary！
或
hi there stevens！
或
long time no see！
或
what brings you here today？
2国际贸易活动中通常采用正式的方式。例如，你可说：
good morning，mr。smith。how re you？
或
good afternoon dr。ensminger。
或
good morning，ms。jones。how was your weekend？
（2）非语言问候
非语言问候包括握手、拥抱、亲吻、鞠躬等；接吻是非常亲密的问候方式，所以在工作场合要慎用。不要亲吻不太熟悉的人。这会引起他们的惊讶或尴尬，对你们双方都不合适。总之，双方相交越久，工作关系越稳固，这种问候方式越不显唐突。要考虑场合和背景。带商务『性』质的集会，如酒宴互相亲吻是可接受的。在纯工作场合，如会议室或办公室里，可以握手互致问候。上下级间避免亲吻。下级亲吻上司会让人觉得是拍马屁。反之，则会让人认为你在利用职务之便对下级做出不妥举动。不要把互相亲吻看作是非做不可的事。可以在对方未走得太近之前伸出你的手，微笑地说声〃很高兴见到你〃 同样能联络彼此间的感情。
5。向外界拨打电话之技巧
（1）准备个台式电话薄，列出经常拨打的公司电话号码。
（2）在拨打国际长途电话时，要查看一下时差。
（3）提前计划一下所要拨打电话的内容，知道你要说的要点。如果必要的话，在你进行通话时，面前可放置一个列有你通话要点的单子。手边备好所有所需的信息资料。
（4）正确拨号，报上姓名，言简意赅地说明你的意图。
（5）要使通话简洁，但不是那种粗暴的简单和唐突无礼，当你谈完公事后，迅速挂机。
（6）如果没能找到你想与之通话的人，留下你的号码和姓名，并可要求对方回复电话。
（7）在办公室中最好避免拨打不必要的私人电话，在办公时间，勿使用电话聊天。
（8）在你替上司拨通要拨出的电话前，确保他本人能接听电话并将所需资料备好。
（9）当你拨打电话去投诉或抱怨某问题的话，确保你在和能有权解决此问题的人通话。
（10）当你使用录音电话时，由于许多录音电话有固定的时间限制，所以留言一定要简洁。
先介绍你自己，不要猜测对方会听出你的声音。有些电话还要你留下打电话的日期、时间，如果想让对方给你回电话，告诉他你的电话号码及给你打电话的最佳时间。另外，要简单说一下要他回电话的原因，这样对方在回电话时有所准备。如果你想查询所需信息，要告诉他最后期限（如〃明早之前给我答复是否参加上午11点的会议〃）
6。如何解决一些棘手的问题
在你工作的时候，会碰到很多需要你能巧妙地处理电话的情况，下面是一些可能遇到的情况，并列有一些建议『性』的处理方式。
（1）在电话中需要你得花些时间才能找到的信息资料。
你可以告诉对方要找到对方所想知道的信息需要一定的时间，然后寻问对方愿意等待还是愿意先挂断电话，你一会儿再打过去，如果对方愿意等，而又需要等很长时间，你要间隔一段时问就去查看一下对方是否已挂断电话。如果还需要更长的时间去找所需信息，你要再次寻问对方是否可以再多等一会儿。当然，你总是要为对方的等待而表示感谢。
（2）对方拒绝说出他或她的姓名及说出打电话的事情，但坚持要与你的上司通话。
你所能做的就是记下留言。不能将电话转给你的上司，也许这是一个你的上司绝对不愿接听的电话。
当你让对方留言被拒绝时，你可以态度坚决地说〃我很抱歉，但琼先生不和不相识的人交谈，除非他搞清楚来电话的目的。〃，或〃琼先生要求我记下电话，他再回电。如果你留言的话，他或有关人员一定会给你回电话。〃如果对方坚持说是私人电话，你就不要强求对方留言，给你老板留个条，注明这是私人电话。
（3）当上司非常忙的时候，对方却坚持与上司通话。
你要耐心地解释你的上司暂无法接听电话，并主动提出记下留言。 在确认上司可以回电之前，千万不要许诺上司可以回电。当然，有经验的秘书知道何时为了重要的电话去打扰上司。
（4）当上司正在开会时，有重要的电话打入。
你可以让对方稍等，你迅速记下留言，然后不用敲门，进入会议室将便条交给你上司。
（5）当有人打来电话时，你的上司出差不在公司。
除了说明你的上司不在之外，勿需谈及其他情况。如果你不能断定对方打电话的目的时，要求记下留言。一定要特别谨慎避免告知对方任何上司与外界的活动。而对于局内人来说。你可告知你认为是合适的任何信息。
（6）一个人不断地打来电话，所谈内容很重要，但对方言语结结巴巴，杂『乱』无章。
你可以让他把问题通过传真机发过来。这样你在电话里交谈时有一副件在手。他也可以有条理地理清自己的思路，按顺序逐个讨论问题。如果她对你的暗示不加理会，你可以好言相告，〃卡罗，我的时间很有限，如果你在打电话前将这些问题组织一下，我想我们讨论起来会快得多。你能否将这些问题依次写下来？〃
（7）许多商务电话系统都安装了录音电话，可我更希望与人谈。我应该挂电话吗？
你当然可以挂电话。但在很多时候，你必须先在机器上留言才能找到对方。按动按钮，很多录音电话在问你一些问题后，会自动接通你与对方的电话。这些机器与音质按钮电话连接在一起实际上取代了总机接线员。录音电话在当今社会已成为商务上不可缺少的工具，它极大地提高了工作效率，使人们能够留出一定的时间回电话，免除了一天工作中的干扰。在这种情况下，留下你的姓名、电话号码经你挂上电话，隔几分钟重拨一次更可能找到对方。
六、实用商务英语写作礼仪
入世后，代理业的国际化对英语的写作要求提上了日程。商务英语写作其实也有很多礼仪知识得掌握。
1。写作语言的恰当风格与语气
在商务交流中，带有『性』别歧视的语言很可能是最共同的偏见形式。下面的五个准则会帮助你将之从你的书面文字中去掉。
准则1：通过使用无『性』别意义的词或词组来将所有人包括在内，避免使用仅仅具有男『性』或女『性』意义的词。
注意：为了避免在需要使用全称单数人称代词时而使用〃他〃，可以使用下面的技巧：（1）改变句子的措词，去掉带有『性』别的词（2）将句子从单数变为复数（3）用one，you，he or she，his or her来代替男『性』的代词。不要多次重复使用同一种方法，因为那样会导致单调的重复。
准则2：在文中要平等地提到男『性』和女『性』，在提法上要具有一致『性』。在文中第一次提到一个人时要使用全名，随后可使用姓或名字。
准则3：避免不必要的称号和模式化的称呼。使用通用的全称称呼或者对男『性』和女『性』都适用的词语。
准则4：在工作头衔的词语上，避免使用带用〃man〃或〃woman〃 的前缀或后缀。
准则5：当需要以『性』别来意指人的时候，使用彼此平行对应的语言。
2。注意要简洁
简洁是指用尽可能少的词来完整地表达出想要表达的信息。无论在时间上还是在金钱上简洁会增加有效『性』并可能会减少成本。如果你想简洁地进行交流，冗长的词语和罗唆的赘言是应该克服的主要问题。
赘言是指用太多的词语表达太少的语意。比如，你想在信函中将下列句子写给客户：〃按照贵方的要求，我方将寄去500份货物装运单〃。你写成：〃1n compliance with yourrequest，i am sending you a large number of shipment forms。这句话中的信息可以用更简洁的方法表达：〃as requested，i，m sending you 500 shipment forms〃。你也许会注意到，第一句话几乎用了比第二句话多一倍的词语。
3。内容清晰
商务活动中的许多误会很多时候都是由于不清楚的信息造成的。因此，如果你想让你的商务信息清晰明白，尽可能使用具体的词语。下面三个指导准则会帮助你提高你商务写作的清晰『性』。
（1）在抽象的术语前加上某些词语，使之更清晰完全地进行定义或解释。
（2）通过在引入某一抽象术语之后用句子进一步地对之进行解释，来使抽象的概念少一些抽象『性』。
（3）当某一术语或概念对你信息的表达非常重要的时候，尽量使用最具体的词语。
4。感情要真诚
在商务写作中，表达真诚之意是你会遇到的最难的事情之一，但它却是最必要的。仅有诚实的意向是不够的，你需要在书面信息中将之传达出来。在交流中传达真诚的主要因素有：表现自信，不做过多的奉承，避免表现不必要的谦恭。
表现信心：传送缺乏信心的信息当然会引起对方对你的疑虑，相反地，表达出自信可帮助你实现目标。但也要避免过度自信
听起来过分具有信心绝对不会带来益处。如果你表现得过分想当然，对方会认为你是专横而傲慢。在过度自信的陈述中，使用以自我为中心的口气，会令对方不愉快，并会对你的信函内容大打折扣。
使用含有惊讶、惊奇、震惊之意的词语。诸如：〃我们很震惊地得知……〃 和〃你所遇到的资金问题真是令人罕见〃这类的表达都不完全是真实的。对方知道是这样并会出现负面的反应。请看下面的例子：
不真诚的语气真诚的语气
当我们得知贵方选用了x牌子产品时，我们深深感吃惊。
真诚的语气
多谢贵方考虑我们的产品，当你们下次询盘时请告知我方。我们会为贵方提供质量与价格最具竞争力的产品。
通过对上述例子的对比，我们来看，哪一种陈述会有损日后彼此双方的交往？左边的说法采用了冒犯的语气，右边的说法则是积极的，有建设『性』的，诚挚的。因而，在任何情况下，要将具有惊愕、惊奇等含意的语言从商务文书中去掉。
避免使用命令或烦扰对方的语言
一些试图致力于表现真诚的语言听起来很不悦耳，难以令人置信，并具侵扰或要求对方做出某些行为。这些都是应该避免的。请比较这两个例子：（从略）
虽然在商务写作中你应该对对方表示尊重，但过度的表现会显得虚伪而不诚恳。大多数时候他们使对方尴尬，并导致对方来怀疑你的真正动机。比如：〃我知道像您这样的重要人物一定非常繁忙，但是能否请您从您宝贵的时间中抽出几分钟来……〃就不如这样说：〃我们很需要像您这样的权威人士的意见，请您抽出几分钟来……，好吗？〃
只有在场合恰当的时候才称赞对方，这样，你的诚意才可被认可。
这样的提醒也适用于谦恭的表现用语。例如：
〃请您抽出几分钟来……好吗？〃就要�
