8小时+从优秀到卓越的效率法则-第7章
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体系#2：清空大脑办法
还记得快速开始10条提示里所推荐的大脑清空办法吗？如果你那样做过，那么你就知道这个体系怎么运作了。如果你还没这么做过，那么请往下看。
这个体系把每日必做清单和要务清单按照不同的方法进行了划分。许多人觉得这种改进的办法让他们找到了更具体的方向，因此减少了浪费在各项任务之间的过渡时间。
在使用你的日历时再加上四个清单：
·项目清单——正在进行
·下一步行动清单——把所有要做项目所需的步骤一项项列出来
·等候清单——记下所有必须由他人来做的项目
·未来/可能清单——所有不确定任务
项目清单把所有你正在努力完成的项目都列出来了，看一眼就可以有大致印象。
下一步行动清单对于你目前的工作效率来说至关重要。因为你不用再回想自己某项任务进展到了哪里，也不用再腾出时间考虑下一步要做什么了。这些都已经写在你的下一步清单里了。任何时候当你中途放下了某个项目，赶紧在下一步清单里写上接下来该怎么做。这样，等那个项目再次成为你的首要任务时，你就可以立马投入进去。
等候清单可以让你不再为那些别人已经答应去做的事而担忧，也可以让你不再为某个项目的进展而发愁。如果你向别人发出了请求，也把它写在等候清单上。如果你必须先停下手头的工作等某件事过了再做的话，也把那件事记下来。这样，你全部的精力就可以集中在手头要做的事情上了。
未来/可能清单里包括你为未来设计的项目，盘旋于脑海但考虑欠成熟的项目，以及其他一些办公项目。
不管你采用纸质模本还是电子模本，及时更新这些清单会方便而有效地提高你的工作效率。
计划通常都不止是一个人的事。我们很少人可以每天幸运只地做自己的计划而不考虑其他人的需要和任务。以下这些工具可以很好地帮你把自己的首要任务及决定直观地呈现给别人。
纸质的还是电子版？
电脑在提高你的组织效率方面有着无穷的潜力。你越了解它，越去使用它，越去开发它的力量，你就能把自己的个人组织系统管理得越好。
你现在就可以用电脑创建一个个人组织系统来补充你的纸质组织系统。我们有大量的计算机软件可用。看看你电脑里已经有的程序，你已经有了什么样的组织系统？要让它们最高效地为你服务，你可以从哪里获得详细信息？
如果去市场上购买规划类软件，你必须先想清楚自己到底希望它为你做些什么。你是只用它来保存自己的时间表还是要让它成为你整个组织计划的核心？如果是前者，任何时间安排或规划类的软件都足够了。如果是后者，你就必须再做很多其他的评估了。要看看那个软件是否可以帮助你做以下事情：
·和他人用电子邮件、电话或传真沟通，团体时间表安排，实时会议？
·可以上网、发邮件、查看新闻、和他人分享日历安排？
·用一个工具囊括所有通讯需要？
·和你当前所用的信箱及其他通讯设施兼容？需要更新或转换吗？
·可以看到全天的安排，有会议和最后期限的总汇，在一个屏幕上就可以同时浏览前天晚上收到的所有邮件，而不用拿鼠标点来点去。
·可以识别并处理垃圾邮件，加强邮件管理及主次排序？自动凸显、整理、发送和标记发出邮件及收到邮件？
·还有一个后续标记系统追踪完成的项目？
·包含会议计划程序，可以方便地安排群体会议（面对面的会议、实时网上会议），筛选与会者，查看合适时间，发送会议通知？
·提供联络管理器，可以打电话、发邮件、传真、跳到有用的网页去？
·拥有可以写信、写报告的文字处理器。
·能够从不同地方收集信息，并形成报告给你？
这个清单可以无止境地延续下去。这些软件又快又好。去网上查查最新的科技成果。Symantec、Microsoft、Lotus都很好，可以先从这几个入手看看。
显然，计算机可以同时、高效地管理许多东西。关键是看你怎么使用舒服，看你想不想最好地利用科技。事实上，本书介绍的所有计划和管理工具都可以放到电脑里或者直接用电脑来完成。关键是你自己要去创建一个完美无瑕的系统，把纸质工具和电子工具很好地结合起来。例如：
·要确保你的所有下一步行动计划是在同一个地方（通常在纸上）。如果一些写在纸上，一些又存在电脑里，那么很可能就会遗漏一些东西。
·记录和备份那些待处理的电脑文件。电脑可以为你保存大量信息，但是如果不仔细追踪、监管，你正处理的文件也可能瞬间泡汤。
·用一个文字处理器来创建、保存和补充清单。Windows和Mac系列的文字处理器都可以很方便地为你的纸质组织系统设计符合要求的格式。它们可以设置和你的纸张大小相符的表格，输入格式命令就可以画出线条，还可以打出标题、引语，需要的话还能打印、复制。
·一定要定期彻底清除整个电脑文件系统。按时浏览文件磁盘的目录，把目前不用的东西删除或存入磁盘内。
很多人觉得文件追踪系统能够很好地在电脑上追踪你所做过的所有事情。努力结合各种方法，形成你自己的方式以满足你的个人工作风格。
计算机辅助工具
随着计算机技术的突飞猛进，个人计算机辅助设备的数量和种类也飞速发展。有的仅有信用卡大小，有的则是口袋大小，还有稍大些的是手提。如果你想有效利用这些工具，那么选择一款大小合适的电脑至关重要。
首先，你要非常清楚自己想用它来做什么、怎么做。如果你只是想要一个组织管理器，方便自己查看日历、管理通讯信息，那么你可以选择一个巴掌大小的机器。如果你需要进行更多的电脑操作，像文字处理、网页浏览等等，那么你就要考虑选一台大一点、更贵的、带键盘的机器了。这些机器有更为强大的输入输出功能，屏幕也更大，并且音响设备也较为齐全。
生产这些好产品的厂家不少，比较有名的包括3；Casio卡西欧；Franklin富兰克林；NEC日本电器；Toshiba东芝；HewlettPackard惠普等等。这里有一些建议供你买设备时参考：
·大小？重量？
·键盘？设计？数字键？
·显示屏大小？黑白还是彩色？分辨率？
·电池寿命？自带电源适配器？
·可以单手操作？
·快捷键？
·声音设备？
·手写识别软件？
·VGA输出端口？
·内存多大？可否延展？
·存储记忆卡集成板？调制解调器？携带型传呼卡？
·打印机驱动器？什么样的打印机？
·特殊的上传、下载功能和限制？
·（日期、时间等）是否自动更新？
·内置软件有什么？
·连接设备——有线、红外、或者其他无线设施？
·可以和什么样的台式电脑或者通讯管理器兼容？
·在手提电脑和台式电脑之间传输文件时文字处理格式能保留吗？
·是否抗摔？检查端口盖子、线、钩，看连接电源的地方是否牢固、匹配、易安装。
现在有了史上最全的省时设备，并且没时间的人也是越来越多。如果你肯花时间去真正学学怎么利用这些设备来最大限度提高效率，那么花点钱在添置这些电子辅助设备上是非常值得的。如果你觉得电脑不是那么好使，并且不习惯那些科技上的新发明，那么或许现在还不太适合你去投资电子设备。掌握好你已经有的设备，然后再向下一步进军。
实施方略忧虑原因对策
没有足够时间来计划不懂“杠杆”学会：一分钟的计划可以节约3…4分钟的工作
每日必做项目完不成活动太多把任务按主次划分
每日必做项目完不成时间估计得不现实保守估计，留出受干扰的时间预算
每日必做项目完不成时间不够只算办公时间以及可用的空余时间
每日必做项目完不成包含了长期项目放到“仓库”里去
迫切、紧迫、紧急要求没做的小事情变得紧急注意：不要忽视了生活的小细节
感觉疲惫，毫无成就感大脑没得到休息完成项目或清单后犒劳自己
很难专注于棘手的工作一天中的精力不足时段找出自己的黄金时段，在那段时间做最难的事
下班后担心工作和任务没有计划；没有把活动写下来一天结束时为第二天做个计划
要点小结
·花1分钟时间做计划可以节省3…4分钟
·你计划内的时间越多，受打扰的时间就会越少。
·计划对于工作和职业发展至关重要。
·如果你提前做了计划，那么做起决定来会容易很多。
·有了好计划，精力就可以有效集中起来。
·分析自己每天的活动，找出最好不去做的项目。
·专注于重要的。
·紧急的事情并不一定是重要的。
·关注小事情，不要让它们转换成了紧急事务。
·找出自己的黄金时段，把全天最难做的事安排在那段时间内。
·像任何其他后天形成的习惯一样，一天的精力水平是可以通过有规律的纠正手段改变的。
·先把最难的工作做好，然后就会很轻松了。
·今天结束前把明天的事情计划好，今晚好好放松，享受自由。
·想想每日必做清单、要务清单、下一步行动清单、等候清单、未来/可能清单。
·纸质和电子版的优秀个人组织系统都有。
·对于精通技术的人来说，还会有个人电子辅助设备。
让计划在你的生活中发挥作用
我关于成功计划的细微边界想法：第五章 确立首要任务
“首要任务是一直重视首要任务。”
派特里沙·威尔逊《杰出生存》
“我会尽力把它做完的。”
“要是有机会，我会把它列入我要做的事情中。”
这些话听起来是不是很熟悉？不要再说尽力了，要么全力把它做好要么干脆抛开。丢掉中庸路线。那只会削弱你的效率，也使你无法你专注于手头真正重要的事情。
早在20世纪初，维克多·帕累托就解释过为什么主次体系的建立对于确保效率会如此重要。你可以回想一下，把他提出的法则应用于设立主次目标，就是一堆项目80％的价值大体上来源于所有项目的20％。也就是说：
假如你的每日必做清单上有10项任务，那么你只要成功完成其中最重要的两项就可能达到80％的成效了。要让自己的工作有成效，你就必须专注于最重要的项目。你必须真正做到专注于首要项目。
李·艾维是一位管理咨询师，他曾经在1904年帮助过伯利恒钢铁公司。李先生事先没通知就突然去拜访了伯利恒的董事长查尔斯·施瓦布，然后对他说：“施瓦布先生，我有个主意想告诉您，我相信它可以提高伯利恒钢铁公司的生产效率。因为我今天是不请自来的，所以我不指望你能付给我任何费用。我的条件是：你自己先去试试这个方法。如果它对你产生了价值，你就把它分享给你的员工。如果你觉得这个想法有价值，并且你想付我费用，那么你觉得它值多少钱就付多少钱。”
施瓦布说：“反正听起来我是不会吃亏的。你有什么想法？”
“很简单。在每天开始的时候，按主次顺序列出六件你要做的最重要的事。然后开始去做第一件事，做完第一件事再去做别的，直到把所有事情都做完。
你做完第一件事后，重新再审视一遍剩下的五件事，看看它们的重要性排序有没有改变。然后再做第二件事，做完第二件事后再去审视剩下的，然后再去做第三件事。
如果一天结束你没有做完这六件事，不要着急。你用别的任何办法也不会完成的。但是。事实上，你已经把清单上最重要的事情做完了。
甚至就算一天过去，你连第一件事也没做完，没关系，记住，你可是一直都在做最重要的那件事啊。”
施瓦布对他表示感谢，李就走了。几个月后，李收到一张查尔斯·施瓦布寄来的25，000美元的支票，还有一张字条，上面写着：非常感谢。这是我一年来得到的最为重要的想法。”
后来，他们这次会面的故事逐渐在商界流传开来，人们经常跑去问施瓦布：“您为什么要为这么一个简单的想法付那么多钱？”
施瓦布总是这样回答他们：“我付那么多钱是因为那个简单的想法给我的公司带来了极大的变化——现在我的公司已经成为了全美国盈利最多的私人企业！”
选出对你最重要的事，先去做这件事。就这么简单。难就难在决定什么是最重要的。
测评：你会遵守自己的承诺吗？
你的自我测评中有几个回答是“总是”？如果你和大多数人一样，那可能你还需要提高很多。重要的是你会坚持怎么去做以让自己明天取得更好的结果。
下面的工具可以引导你去认识自己总体的承诺和所做的活动。事实上，你把这个表填完后，就会得到充分的数据，引导你进行数小时的思考、反省，帮助你确定自己的主次任务，还会有助于你回答后面自我测评的问题。
主要职能表：
主要职能a。所需时间b。所需技巧c。个人满足感d。结果
（个人的）e。结果
（单位的）
第一步：主要职能。在最左侧那一列填上你工作最重要的五项职能，也就是你赚取薪水的五项职责。不用按照任何特定的顺序列举——等这五项内容都填好后你需要把它们按照好几种方式进行排序。
第二步：所需时间。想想这五大职能，在a列里按照每项职能所需时间的多少排个序。所花时间最多的职能放在#1。所花时间第二多的放在#2，这样一直填下去，一直到#5——也就是所花时间最少的那项。
第三步：所需技巧。这五大工作职责中哪个最需要你的技术专长？把它放在b列的#1。把其他的依次填下去，直到#5——最不需要技术专长的。
第四步：个人满足感。你最喜欢做哪一项工作？也就是说，哪种职责能给你带来最大的个人满足感？把那一项放在c列的#1。把其他的依次填下去，直到#5——你最不喜欢的。
第五步：结果。结果应该分两种方法计算。首先，哪项工作给你个人带来最大的好处？然后是，哪项工作给你的单位带来最大的好处？按这两种方法把这些项目从1排到5。这两种可能会一样，但也不一定。
主要职能分析
如果我们的世界是个理想世界，那么你主要职能表上的每一列都和其他一模一样，整个表上所有项目也会排在同样的位置上。但是你既不活在理想世界里也不工作在理想世界里，所以需要研究你的排序所反映出来的信息。
·如果要从这些项目中选两列来做配对，那我们会选a和d或a和e。按逻辑推理，一个人似乎应该把时间花在产生最大效益的活动上，不管是对个人还是对单位产生效益。如果不是这样，你就应该分析一下自己的时间投入。
·把a列和b列做个对比。如果这两列中有三四项都不一致，那么请你想想那些职能不是必
