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第157章

哈佛管理技能培训教程-第157章

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  23。准备些可在等待中做的工作

  大家都知道,去银行或行政机关,即使只存笔钱,从文件送入窗口到处理完毕,仍要花上相当时间,既然如此,为什么很多人都一脸不耐烦地在柜台前等待?如果预先准备一些工作,等待的时间就不会浪费了,一样可以有效地加以利用。

  比较好的处理方法是,先送出必须处理的文件,在处理完毕之前,先以电话处理好事情,如果还有多余的时间,就可以看看预先准备的书报杂志,比起不耐烦地等待着,这样更合乎效率原则。

  24。按目的详细区分“用功地图”

  由于工作的空档时间,你可以利用你所在公司附近的公共场所,好好地看书或查资料。正如前面所提过的,为此你脑中已清楚地印上一张有关周围环境的“用功地图”,而且不单按目的大致区分,还更深入地细分化。

  举例来说,用来完成文件的场所不只一个,如果是与外国有关的文件,就去外贸协会,如果是以地方报纸为资料的文件,就去图书馆。

  25。先拟好采购单,可防止漏买必要东西

  许多家庭主妇去超级市场购物时,都会先拟一张采购单。先拟好采购单,可以防止漏买必要东西,以免饭做到一半,突然发现忘了买某样材料,又得慌慌张张跑出去买,增加无谓的麻烦。


  第三章 哈佛经理时间管理方案

  一、“钟表时间”时代结束

  “钟表时间”就是根据钟表所显示物理的、几何的时间。这如同一条直线,在本质上是没

  没有深意的。一个人如果固执“钟表时间”,一生便只是规规矩矩移动的钟表一般罢了。但若能

  将此舍弃,便另外拥有无从估计的另一种时间。

  从“管理时间”到“运用时间”
  “管理时间”的想法,在工商业社会里已经十分普及,对于工商界人士而言,也是耳熟能详的。

  “每个人都平等地拥有一天二十四个小时”,这种平等拥有的时间,要如何确实有效地利用呢?这就是管理时间的基本课题。所谓管理时间,便是时间的P、D、S(计划、时期、观察)。

   管理时间是为了以高明的方法活用时间,但在执行的过程中还有很多的问题。试列举出可想见的几点:①如何运用这被赋予的时间为其终始。②如何突破“钟表时间”。③只把时间当成是度量的一种而把它形式化。④不关心时间“量”的价值。⑤缺乏思想和理论的根据。⑥忽视时间的人性面。⑦无法分清生活和生命的关系。⑧无自管理者观点而人云亦云。⑨缺乏全盘的设想。⑩鸡蛋里挑骨头似的。克服这样的障碍,把生活与时间结合,才能充实工作、充分休闲和丰富人生,这才算是有效“运用时间”。

  如何运用时间应有下列几点心理准备:

  (1)在时间的运用上,不认为时间是被赋予的,相反的,要创造时间而予以扩张运用。

   (2)运用时间在其思想和理论作为基准,以考虑到时间的问题及其运用技术。

  (3)对人类而言,生活、时间之间以及生命和时间之间,应该予以充分地了解。

  (4)运用、争取时间,将时间转变成自己的而加以活用。

  (5)以增加、创造时间价值为目标。

  (6)应用时间和个人的能力展现是平行问题。能有效运用时间的人也就是有能力的人。

  (7)运用时间时要重视“TPH”(时间哲学)、“LPH”(人生哲学)、“LD&P”(人生设计)等。当然,掌握与运用时间并不只是关系到单纯的自管理者。在工作和日常生活当中,也都有其适应之道。

  (8)管理时间和运用时间是一体两面的。

  你的时间是死的吗
  你是否有过这样的经验:

  毫无目的地看电视或阅读杂志,总觉得无意义,但仍继续地看(读)下去。就连广告也全

  看(读)了。直到夜深,变得身心疲劳,才抱着棉被入睡。但是,第二天又重复着同样的事情…

  …这到底是怎么回事呢?重复做这样的事,或是几个小时,或是瞬间,但其后回想起来,感觉非常空虚。

  时间的死亡,事实上就是这个时候。如果时间有生命的话,你应该听得见时间临死前呻吟的声音。这不单只是比喻,时间真的也有生命,时间的死亡一点也不是不可思议的。

  不仅如此,在管理者的人生当中,让时间流失、死亡的状况,是出乎意料地多。因人而异,这种状态会持续几天几夜,有时甚至到几年、几十年。因为时间是眼睛看不到的东西,人们无从察觉,而想到的时候,就会深觉可怕。

   □ 当时间“死亡”的时候

  时间到底在哪个时候、哪种场合死去呢?在此试将典型的例子尽量列举如下:

  ①对于未来没有梦想和目标;②每天毫无目的地生活;③一切毫不在意;④感觉不到生活的充实、成长和幸福;⑤不具感性、欲望与热情;⑥精神无法活泼地运作,宛如死水一般;

  ⑦无法产生新的思考或创意;⑧对现状没有改变的欲想;⑨没有自己想要创造的冲动;⑩时常处于后悔或遭受挫折、绝望、无力感的情况;11丧失自信;12感到自己的心理或身体患病了,甚至有崩溃的感觉;13时常受任性或一时冲动的支配;14感到是在被流放的情形下生活;15顺着对方的说法行动;16和酒肉朋友来往,被他们牵着鼻子走;17过度沉迷于快活和游乐中;18做坏事或耽于坏习惯;19持续妨碍健康的规律生活;20每天的生活就是昨日的延续,毫无变化或起伏;21假日或闲暇时,什么事都提不起劲来做,只是呆然着;22只是为了打发时间地游玩;23始终和同样的成员做着同一形式的交际;24千篇一律地与人交往、千篇一律地行动;25千篇一律地阅读杂志、图书和无节制地饮酒;26只因为责任所在而与讨厌的人来往;27完全不投机的人际关系。对对方采取不关心、不置可否的态度。由于空虚而令人感到受不了的沉默;28埋没在工作之中,以致失去自管理者;29每天在公司里重复着同样的工作;30只是义务感使然地做工作;31无意识地完成被赋于的工作;32毫无所思地机械性地工作;33工作之中没有创意;34工作或人际关系中,常感到痛苦;35工作或人际关系中,划地自限,或者采取逃避的态度。时间死亡的时候,人的精神活动也随之停止,人的成长会停止、甚至退步。时间的死,会对人的身心带来不良影响,而使它

  衰弱;而且管理者常常有陷入这种状态的危险,这一点,确实令人害怕。

  时间死亡的背后,每个人都潜在着根源性的问题或原因。例如:

  生活意义丧失。
  欲望薄弱,思想不活泼。
  (3)埋没在工作或人际关系的被动状态里。

  因此,追求时间,就是追究这些问题或原因,由正视这些事开始。



  这样的日子你满足吗
  在咖咖厅或餐厅里,有些年轻人,是朋友或公司的同事,他们都在毫无目的地看着书。

  除了点东西之外,几乎不开尊口。

   本来看书对“时间”来说,这些人是十分充实的,时间并未死亡。但相反地,他们的时间却都死了,因为:

  (1)因为他们不关心对方,所以才埋头看书。

  (2)不想听对方说话。

  (3)没有和对方谈话的话题。

  (4)不想和对方打开话匣子。

  (5)对人际关系总是感到厌烦。

  (6)为了逃避人际关系而读书。

  (7)为了把自己关在象牙塔中,而假装看书。

  这个时候,他们看起来就好像呆子一般。他们的时间是污蚀、停滞的。空虚地度过一分一秒,或是无为地让时光流逝。时间是死亡的。

  没有感动,也没有兴奋的日子。只是被动的让宝贵的时光从身旁流逝而过,当然,失去的时光是不可能重返的。

  所以,为了不浪费时间,对实际存在的时间,也就是有生命的时间应予重视,以免后悔。应在任何时间里都活得有意见。


  幻想“时间对谁都是平等的”
  如前面所述“一天二十四小时,谁都是被平等地赋予”这个命题已成为时间管理论的公

  理。但事实不然,管理者认识的大政治家、画家或成功的音乐巨匠、文豪、学者。像罗马的凯撤大帝、日本的空海和尚、意大利的达·芬奇、德国的莱布尼兹、德国的歌德,以及现代分秒必争的铁腕经营者。他们在一天二十四小时当中,经手完成的工作量,无论在质或量方面,都是超乎管理者想像之外的,但同样拥有一天二十四小时的其他人,却不留下任何痕迹 可见就是一天二十四小时,也并不是每个人都被平等地赋予。同样一天二十四小时当中,二个不同个体所做的事情完全不同的例子,在现实中不胜枚举。

  所以管理者就要寻求以“钟表”计时的一天二十四小时之外,是否还有另创的一段时间。 例如莫札特只活了三十五岁,但在他短短的一生当中做了六百首以上旷世之作遗留于世。而其他活了七十年、八十年的平庸音乐家比比皆是。

  以实际使用的时间来看,莫扎特的一天二十四小时,他的每一分、每一秒比起其他平庸的音乐家,可说是更长。这个时候二人所拥有的时间是无从比较的不平等。

  再以歌德和达·芬奇的成就比较。

  歌德(一七四九——一八三二年),通过以诗、戏剧、小说为首的文学活动,产生了很多伟大的作品。在二十七岁任命为瓦马尔参议员以来,在政治界里也相当活跃,留下很多业绩,一八一五年被任命为国务大臣。在此之外,他进行绘画,还从事解剖学、地质学、矿物学、植物学、光学等自然科学的研究。在各方面都有卓越的贡献。在小说方面有《少年维持的烦恼》、《威鲁希勒姆、管理者的明星生涯》。戏曲方面有《浮士德》、《塔利斯的伊菲可利亚》、《大可夫塔》。此外尚有自传、论文作品如《诗与真实》、《色彩论》等。

  达·芬奇(一四五二——一五一九),留下的作品数量虽然不多,但是其艺术成就却众所皆知。此外,他不只是一位艺术家,对于天文学、物理学、地理学、土木学、兵器制作、机械学、植物学也有相当研究,把文艺复兴的理想(万能的人)几乎完全实现。

  他的绘画名作如:

  《蒙娜丽莎的微笑》、《圣安娜与圣母子》、《最后的晚餐》(壁画),都是脍炙人口的。著

  述方面有《绘画论》。科学方面多数的解剖学、空气力学的研究(对后来降落伞、直升机的发明,有启发的成就)。

  因此,显而易见的是伟大的人、留下大业绩的人,是世上成功创造时间的人。他们不单只是使用钟表时间,还使用了最可贵的“人造时间”。

  “他们有丰富的知识与才能,总之是实质的问题”,很多人都有此推托之辞,但未必如此。

  反不如说他们为了把自己的人生发展到最高点,首先可能地丰富其秘藏的活时间,努力地开

  发人造时间。

  

  真正时间无法以钟表计划
  举个最切身的例子吧!

  搭乘下班巅峰时间的火车时,各色各样的人都有。

  有个人集一天的疲劳于一身,手握吊杠的扶手,正在假寐着。

  前排座位上,有位看似生意人的,也悠闲地假寐着。

  另有一位握着吊杠的男子,正专心地阅读一本书。

  对这三人来说,钟表时间当然一定是不断流失的。但是,流过三个人的心和身体的时间,其所演化的作用却不同。

  十分疲惫的男子,好不容易才能手握吊杠打盹儿。头脑是真空的,什么也不想思考,只期望能早点到达目的地。但是,前面目的地仍很长。感觉火车的速度慢得到了无法忍耐的地步。对他而言,他的“时间”比“钟表时间”要长的多。他的时间是“痛苦”的。

  相对的,对这位坐着睡觉的男子而言,睡眠是他心地最美妙的时候,头和身体都享受着休息。原本只打算小睡片刻,但睁眼一看已到了自己要下的车站了。他的时间如箭般一飞而过。

   第三位男子就是完全投入这本书的世界去了。窗外的景色、周围的噪音或人声,完全没有干扰他。只是陶醉在书本中。他的时间是陶醉人的。

  由上例可见,时间对任何人而言都是不同而且不平等的。

  甚至同一个人,其生活时间也有很大差异,有气无力地混过一天和充满精力地工作、运动,比较起来即可明了。

  春、夏、秋、冬四季,正如管理者所知,在物理时间上是相同的,但是实际上时间却大有不同。春天是快乐的,但令人有瞬间即逝之感。期盼下一个春天,却让人觉得老是迟迟不来。

   总之,管理者都是彻头彻尾沉浸在实质性时间之中,这点必须好好铭记在心。





  二、时间是有生命的

  “活的时间”是不能以钟表来度量的。随着不同的生活方式,你的时间可以延伸或缩短。如果你的人生是充实的,你的时间也就充满深度和密度。

   □ 时间的生命力

  钟表时间当然是没有生命的,但是充分利用的时间则是有生命的。

  同一病房的相邻病床,有两位相同病例、同样病情的患者在疗养。但一个在康复之中,另一人却逐渐病情恶化。根据这样典型性、对照性的情况观察,可清楚地看到前者的情况,时间就是休养,是一种再生,对将来充满着希望。这是精力充电、蓄积的过程。相对地,后者的时间是疾病,渐渐丧失生命力,他变得衰弱,宛如凋落的花瓣,随着时间的流失,患者更接近死亡。

  在表面上,二位患者在同一时间生存着,但其间的差异却是超乎想象的,一是往生,一是往死。以此例来说,时间是连结生与死的桥梁、是生与死之间所拉展开的一条绳索。诞生和死亡间的阶段就是人的一生,但是由上述的例子可以知道,一生的结局,其本质上

  是由时间来支配的。

  在上述的寓意上,管理者所拥有的时间是有“生命”的。而是否能感受到这个生命,或是否能重视时间的生命,对人生的充实而言有很大的不同。

  时间是由未成熟的状态开始渐渐成熟的。在未熟的状态时妄想成果就会导致失败。到了时机成熟时,就如同成熟的水果自然掉落和种子发芽一般,做任何事都能顺利。但是,失掉了这个机会,水果就会腐坏不能食用,或成为小鸟、虫类的食物了。

   □ 易于流失的时间

  “时间就在钟表的刻度上”——这种想法可称为“钟表时间主义”。

  根据这种想法,时间是单调而且固定、机械性的东西,所以完全是由物理学的法则所支配。这个时候,时间当然没有伸缩。

  但是,钟表时间主义其实只是半面的真理、相对性的事实罢了。由其见解来看,这是错误的观念,因为时间是有伸缩性的。

  常常可以听到“岁月如梭,一年不觉又尽了”。对于步入中年的人来说,这种感慨常常出现在平常的会话中。

  的确,对于这

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